También conocido como ciclo PDSA, se refiere a una secuencia lógica de cuatro pasos repetitivos que forman una especie de círculo virtuoso de mejora continua, se forma en inglés por los conceptos Plan, Do, Check-Study y Act.
Planear (Plan) la mejora de una actividad debe ser seguida por la ejecución (Do) de la actividad de acuerdo a dicho plan, entonces los resultados y cambios generados deben de ser analizados (Check) y a partir de éstos, se deben tomar acciones para adaptar nuevas mejoras y los objetivos. El aprendizaje consecuente debe ser aplicado para volver a planear nuevas actividades.
El ciclo de Deming permite a la empresa administrar las iniciativas de mejora de manera disciplinada, al aplicar esta filosofía muchos gerentes se dan cuenta que una cosa en manejar los procesos y la organización y otra cosa es administrarlos efectivamente.
Debemos planear por adelantado cualquier cambio en la empresa, analizar la situación actual y el impacto que tendrían los ajustes que queremos hacer, todo ello antes de comenzar con cualquier iniciativa de cambio. También hay que predecir que resultados esperamos alcanzar, es vital pensar en cómo mediremos el grado de éxito de la mejora y en asignar las responsabilidades a los participantes. Te recomiendo realizar las siguientes preguntas:
- ¿Qué estamos tratando de alcanzar?
- ¿Cómo podemos ligar las acciones que tomaremos con el propósito o misión de la empresa?
- ¿Quiénes y qué vamos a afectar?
- ¿Dónde sucederán las mejoras?
- ¿Cuándo sucederán las mejoras?
- ¿Cómo sucederá ello, paso por paso?
- ¿Cómo mediremos si hubo alguna mejora?
El momento de la ejecución, “Do” es dar cada paso bajo circunstancias controladas para poder atribuir la mejora o deterioro del proceso a dichos factores ya identificados, de ahpi sabremos como hemos influenciado el cambio con nuestras iniciativas y hallaremos nuevas áreas de oportunidad.
“Study” se refiere a analizar los resultados del proceso de mejora ¿Ocurrieron los resultados esperados? ¿Por qué sí o por qué no? Debemos tomar acciones para estandarizar aquellos procesos que han generado los resultados deseados, y en caso de que no hayamos experimentado mejoras, debemos tomar la experiencia para desarrollar nuevas ideas que nos hagan mejorar.
Muchas empresas para comenzar, son ineficientes en la especificación de sus objetivos, actividades y de los resultados deseados, el problema es que no ven todo ello cómo un ciclo, ven elementos relacionados de cierta forma pero no logran conectarlos adecuadamente, ven objetivos aislados que novan interconectados con las lecciones aprendidas de otras iniciativas de mejora, este modelo nos puede ayudar a convertir la mejora continúa en un circulo que no termina por el bien de la empresa.
También podríamos subdividir cada etapa, por ejemplo, “Plan” la podríamos dedicar a determinar objetivos y metas, pero también determinar la metodología, cosas que son muy diferentes, “Do”, se puede subdividir en educar y entrenar al personal para luego pasar a la implementación. El Ciclo de Deming es muy utilizado en el “Kaizen” del cual hablaremos en un futuro post.
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