Modelo BPR.

El Business Process Redesign fue desarrollado por los autores Hammer y Champy que lo definen como una reconsideración radical de los fundamentos en los procesos organizacionales, para lograr una mejora que realmente signifique un parte aguas en la empresa en términos de costo, calidad, servicio y tiempos de entrega.

Deberemos poner en primer lugar y como factor principal en el rediseño de proceso la creación de valor al cliente. En este modelo estratégico nuestra capacidad de usar tecnologías de la información es muy importante, por ejemplo el uso de un EPR eficaz. Tal es la magnitud del cambio que propone el modelo que incluso podríamos llegar al punto de realizar un cambio en la misión de la empresa. La premisa de la que nació el modelo es que las empresas hoy en día desarrollan tecnologías de la información para institucionalizar el trabajo que carece de valor agregado, en lugar de eliminarlo por actividades que le den valor a la empresa.

Un proyecto BPR tiene cuatro fundamentos:

• Determinar la estrategia antes del rediseño. Identificar las causas de adoptar un rediseño de los procesos en la empresa: Conflictos, Juntas excesivas con pocos resultados, uso de comunicaciones no estructuradas, descoordinación entre áreas, falta de dialogo estratégico.
• Usar cómo cimientos los procesos básicos: Rediseñar la estructura de los procesos, enfocarse en las salidas, en lo que el proceso entregará, consolidar los factores críticos de éxito para el proceso. Hacer énfasis en la EFICIENCIA.
• Optimizar el uso de tecnologías de la información. Instalar el modelo administrativo. Definir las herramientas de la administración, medir su desempeño y
• La estructura organizacional debe ser compatible con los procesos primarios. Se debe realizar un proceso de administración del cambio al instalar el nuevo modelo de gestión.

Una condición general que define el éxito o fracaso de un proyecto BPR. Es la forma en que se comprometan y participen la administración y el personal. Este sistema funciona con un enfoque de “Borrón y cuenta nueva” toda estructura y proceso actual son considerados inexistentes e irrelevantes en el proceso de rediseño. Toda la organización basará su rediseño en una discusión de puntos de vista totalmente nuevos.

Antes de tomar la decisión de adoptar el modelo BPR, la empresa debe llegar a la conclusión que necesita un proyecto BPR y decidir si se embarcará en una iniciativa de esta naturaleza, algunas formas de decidir su adopción son:

• Existen muchos conflictos entre los departamentos internos de la organización.
• Existe una cantidad poco usual de juntas, que llevan a otras juntas y en realidad no se avanza.
• Existe una cantidad excesiva de comunicaciones no estructuradas que es liberada de forma improvisada, muchos comunicados, memos, correos, etc.

¿Cómo podemos saber si el número de juntas, de correos es excesivo y los avances son muy pobres? Realizando un benchmarking de los departamentos contra otros competidores en el mismo ramo. Ya que establecimos que emprenderemos dicho proyecto deberemos de crear una congruencia entre el rediseño de la organización con los requerimientos estratégicos deseados.

¿Cuál es el centro de nuestros esfuerzos, piense en los productos, servicios y el mercado meta, sus clientes?

¿Cuál es el factor crítico de éxito? ¿Cómo es que podemos alcanzar la máxima eficiencia basándonos en los requerimientos de ventas?. El tercer paso es determinar el enfoque administrativo y estratégico de la nueva organización;

• ¿Cómo podemos asegurarnos de que el proceso funcionará tal y como lo diseñamos?
• ¿Cómo podemos medir el desempeño?
• ¿Cómo podemos ajustarnos a las mejoras?
• ¿Cómo podemos compensar al personal o darle reconocimiento?

El último paso tiene que ver con la implementación de la nueva estructura organizacional, la instalación de los procesos y procedimientos, así como la integración del personal con los métodos de trabajo y el ambiente.

El BPR es algo difícil de implementar, puede ser una medida muy eficaz cuando la organización esta incapacitada para trabajar armoniosamente y los procesos de han complicado al punto de ser obstáculos. Debemos de tener cuidado si nos faltan capacidad de administración de proyectos, poco apoyo y atención por parte de la dirección y si queremos delegar toda la elaboración de los procesos solo a un área (Por ejemplo TI), estos factores han provocado el fracaso de varios proyectos BPR. Además el hecho de la gente trabaje en una nueva estructura con nuevas reglas es un gran desafío.

No basta con rediseñar las estructuras y procesos organizaciones, la implementación de nuevas tecnologías como parte de un proyecto BPR no va a remediar automáticamente las fallas en la estructura de una empresa, sino que debemos de tomar en cuenta que los empleados, la gerencia y la cultura organizacional son los elementos claves del BPR, debemos tener un enfoque integral.