Prospectiva e Innovación: Las 10 ideas clave para el pensamiento futuro

Cuando hablamos del futuro estamos hablando de algo incierto, algo que tiene un sin número de posibilidades y que no depende de las tendencias actuales, si no más bien de decisiones individuales y colectivas tomadas con base a las tendencias antes comentadas. Con esto debemos de tener presente que el futuro no está definido ni decidido. Godet^[1] (2006) nos dice que existen ideas que siempre debemos de considerar cuando hablamos de prospectiva, a continuación exponemos cada una de ellas.

El mundo cambia, pero los problemas siguen siendo los mismos.- Los problemas siguen siendo los mismos debido a que las necesidades básicas de los seres humanos siguen siendo las mismas, debido a esto, cada problema que se nos presenta es algo que ya hemos enfrentado con anterioridad.

Sobreestimando el cambio tecnológico.- “Lo que es tecnológicamente posible, no necesariamente es lo más económico, rentable o deseable socialmente”^[2].

Internet: Un contenedor de basura computarizado.- En la práctica del la prospectiva, debemos de evitar subestimar el cambio tecnológico, sabemos que en Internet hay mucha basura de información y no debemos de perder tiempo en esto. El futuro depende solamente de las fortalezas y las debilidades de cada individuo u organización.

De los Actores Clave a las Bifurcaciones.- Como recordaremos, mencionamos que el futuro no es algo definido, más bien es algo incierto y plural. En palabras de Gastón Berger (1967), “la vejez es solamente la disminución de las posibilidades”. Entre mayor sean las posibilidades que se nos presenten, mayor será la cantidad de opciones o futuros que tengamos.

Herramientas sencillas para problemas complejos.- Los problemas complejos no solo serán resueltos con herramientas complejas, ya que se ha demostrado a lo largo de la historia que se ha logrado explicar a través de leyes sencillas la complejidad el universo, la mejor forma de resolver un problema es la más sencilla de las opciones. Debemos de afrontar los problemas complejos con herramientas sencillas para asegurarnos que lo complejo es el problema.

Haga las preguntas correctas y elimine el pensamiento convencional.- Para poder obtener respuestas que agreguen valor, debemos de realizar las preguntas correctas, pero ¿Cómo saber cuáles son las preguntas correctas? Debemos de ser inquisitivos y no dejar que la mayoría piense por nosotros, es decir, expresar nuestras ideas y no dejar tan fácilmente de lado nuestro punto de vista, ya que la estrategia se ve afectada por el conformismo y por el pensamiento convencional.

De la anticipación a la acción a través de la asignación.- Debemos de estar consientes de lo que significa el término Visión, ya que las cosas pasan primero a escala pequeña y posteriormente a escalas mayores, motivación interna y estrategia externa son dos cosas que no pueden alcanzarse por separado. Debemos de planear y anticipar para poder actuar y alcanzar los objetivos planeados. Apropiación significa que los dueños están interesados, no solo los directivos, así mismo Anticipación se refiere que debemos de saber escuchar los consejos de los expertos.

Más proyectos endógenos y menos escenarios.- No debemos de abusar de la construcción de escenarios, ya que en muchas ocasiones se confunde el término escenario con estrategia. Por otro lado, la fase de estrategia requiere de mucho más confidencialidad y confiabilidad, por lo que se debe de tener el menor número de participantes posibles.

Una visión global para 1001 soluciones locales.- Los problemas locales deberán ser afrontados con soluciones locales, sin embargo, cuando hablamos de aspectos globales, no debemos de considerarlos obstáculos, si no oportunidades y lograr obtener provecho de ellas. El desarrollo local de una unidad de negocio no podrá se posible a través de subsidiarias y mucho menos por infraestructura corporativa. En vez de implementar soluciones globales, deberán de buscarse soluciones que funcionen en los mercados locales.

Prospectiva participativa con herramientas simples.- Las personas requerimos tener una idea de lo que viene, también debemos de tener presente que acciones sin objetivos no tienen sentido y que la prospectiva guía a las acciones. A pesar de que la prospectiva requiere de una metodología rigurosa para resolver problemas complejos, las herramientas deben de ser fáciles de utilizar.

^[1]Godet, Michael. Creating Futures: Scenario Planning as a Strategic Tool. Ed. Económica Ltd, London (2006). P. 9

^[1] Godet, Michael. Creating Futures: Scenario Planning as a Strategic Tool. Ed. Económica Ltd, London (2006). P.11

VHA

¿Cómo definir un estándar propio?

Los estándares a grandes rasgos definen que es lo que deberíamos hacer. Sin ellos no tenemos fundamentos lógicos y cuantificables para tomar decisiones. Los estándares no son nada nuevo, han sido usados por el hombre por miles de años. Siempre hemos necesitado una base para juzgar que es aceptable y que no lo es, si la carne era de buena calidad o no, si la fruta estaba fresca o podrida, si alguna herramienta era inservible o de buena calidad. Los estándares muchas veces definen quién se queda en el mercado y quién se sale, pues al vender bienes de mala calidad no cumple con los “estándares mínimos” que requiere el mercado. Fue así necesario establecer que estaba bien hecho y mal hecho, que era un éxito o fracaso.

Hoy en día los estándares dictan el estado ideal de las cosas. Son normas aceptadas por los mercados y la sociedad, son un criterio de aceptación en la ingeniería y en la administración de procesos. En un mundo sin estándares nada sería regulado y todo sería diferente en cada consumo, por tal razón son vitales para proveer estabilidad en la sociedad actual.

Algunos ejemplos de cómo establecer estándares y cómo se hace esto diariamente:

¿Cuanto deberé de vender? – La cuota de mercado es el estándar

¿De que tamaño será esta mesa? – La especificación es el estándar

¿Cuanto gastaré? – El presupuesto es el estándar

¿En cuanto tiempo realizaré este trabajo? – La planificación es el estándar

¿Que precio cobraremos? El mercado es el estándar

¿Cómo deberemos actuar? El procedimiento es el estándar.

¿Qué margen de error tenemos? El índice de capacidad del proceso es el estándar?

¿Es seguro viajar en avión? El nivel estadístico de accidentes aéreos es el estándar.

Para generar estándares deberemos considerar que éstos deben ser:

• Alcanzables, deben de ser posibles para el personal común con un esfuerzo razonable y en condiciones normales.
• Económicos de alcanzar y administrar.
• Aplicables a las condiciones bajo las cuales serán ocupados.
• Consistentes, en el sentido de que están unificados en toda comunicación y a través del tiempo.
• Entendibles para ser expresados de forma clara, sin ambigüedades y sin posibilidad de ser mal interpretados.
• Estables por el tiempo necesario para proveer la estabilidad a los procesos.
• Flexibles, para que se puedan añadir elementos, modificarlos o actualizarlos sin un rediseño completo del estándar
• Legítimos: Que sean oficialmente probados y aceptados en la organización.
• Confiables, para ser una base de comparación para la gente responsable de cumplirlos.

Los estándares son blancos no sólo para cumplir, sino también para cambiar, Si una organización tiene errores sobre el 2% de su producción, ese será su estándar pero con la mejora en la calidad se pueden aspirar a mejorar éstos estándares a un mejor nivel de desempeño.

El enfoque de la mejora continua

El enfoque de la mejora continua es definido por ISO 9000 como una actividad recurrente que incrementa la habilidad de cumplir con requerimientos. La mejora “continua” entonces se refiere a escalas de tiempo, puede hacerse cada semana, cada año o cada 20 años, así es cómo se define recurrente. Las escalas de las mejoras también son relativas, pueden enfocarse a ciertas características, actividades específicas o productos específicos.

A cada nivel, la mejora continua se trata de mejorar la eficiencia y la efectividad.

Para saber si su empresa esta en un proceso de mejora continua sólo necesita observa la gente y los procesos:

• Se hace una continua mejora de los procesos, productos y sistemas dónde cada cambio tiene un objetivo así cómo cada persona en la empresa.
• Se aplican lo conceptos básicos de mejora continua por parte de todos los miembros de la organización.
• Se usan avaluaciones periódicas contra criterios establecidos de excelencia para identificar las áreas con potencial de mejora.
• Continuamente se mejora la eficiencia y efectividad de los procesos.
• Se promueven actividades basadas en la prevención.
• Se provee a cada miembro de la organización con herramientas, conocimientos y entrenamiento de cómo mejorar continuamente sus actividades.
• Se establecen escalas de medición y objetivos para guía el rumbo de la mejora.
• Se reconoce al personal por sus mejoras.

¿Qué significa ser una empresa orientada al mercado?

Las organizaciones dependen de sus clientes, por lo tanto DEBEN de entender las necesidades actuales y futuras de sus clientes, cumplir con los requerimientos, siempre ver por ellos y exceder sus expectativas.

Los clientes son la sangre de cada empresa, su empresa vive de ofrecer un producto o servicio a los demás. Sin clientes simplemente no hay empresa. El enfoque al cliente o al mercado significa apuntar nuestra energía en satisfacer las necesidades de los clientes y entender que la rentabilidad viene de satisfacer a los clientes.

Las ganancias no son la razón de existir de las organizaciones, claro que son necesarias para crecer y seguir adquiriendo más clientes. Las empresas enfocadas a los ingresos y ganancias significa siempre buscar adentro, ven hacia si mismas, a los productos y los procesos. Enfocarse a clientes significa ver hacia afuera.

Su empresa es orientada al mercado y sus necesidades si:

• Entiende las necesidades y expectativas de sus clientes.
• Conoce y alcanza las expectativas de todo “stakeholder” (comunidad, proveedores, accionistas, empleados, etc.)
• Tiene el conocimiento, habilidades y recursos requeridos para satisfacer a los clientes.
• Tiene procesos para identificar los niveles de satisfacción de los usuarios.
• Administra las relaciones con los clientes.
• Puede relacionar directamente sus estrategias y objetivos con las necesidades de los clientes.
• Actúa sobre los resultados de los sondeos de satisfacción de sus clientes.

Es fácil para todo tipo y tamaño de empresa implementar éstos principios, en Impulso Consultores y Asociados proveemos a nuestros clientes con los conocimientos necesarios para estar totalmente orientados al mercado.

Teoría de la administración vs. Teoría del Riesgo

Al momento de tomar decisiones en nuestras empresas podemos encontrar modelos y teorías que nos ayudan a decidir los mejores cursos de acción. La teoría de administración de objetivos plantea cinco preguntas para lograr los resultados requeridos:

• ¿Qué es lo que estas tratando de hacer?
• ¿Cómo lo vas a hacer posible?
• ¿Cómo sabes que es lo correcto?
• ¿Cómo sabes que cuál es la mejor manera de lograrlo?
• ¿Cómo sabes que es la meta correcta que se debe de hacer?

En cambio, la administración de riesgos toma otro enfoque al aproximarnos a la toma de decisiones:

• ¿Qué podría fallar?
• ¿Cómo ese fallo afectaría nuestro desempeño?
• ¿Cómo se trataran esos riesgos?
• ¿Cómo sabes que esas precauciones serán efectivas?
• ¿Que acciones tomarás para prevenir que la falla o peligro se vuelva recurrente?

A la hora de tomar ediciones en los negocios, de tomar el enfoque de administración de riesgos es importante recalcar que el éxito no solo esta en producir servicios libres de fallos, es decir que cumplan su función correctamente, si no que funcionen cómo el cliente lo desea, que cumpla sus expectativas o las supere.

Podemos crear un gran producto o dar un gran servicio que de acuerdo a nuestros estándares es perfecto y tal vez lo sea, pero si el cliente cree que ese servicio no cubre una necesidad, entonces nuestro producto no tendrá razón de existir. Por ejemplo, un innovador destapacaños con mango de oro que vale 100 mil pesos, aun cuando nunca falle y sea perfecta en su diseño no será un éxito de ventas por que nadie necesita un destapacaños de oro. Entonces siempre será importante tomar en cuenta muchos factores al tomar decisiones. El mercado, sus expectativas, las expectativas de todos los involucrados (comunidad, accionistas, proveedores, empleados, etc.) competidores, etc. y crear un panorama integral de cómo cada decisión de negocios influirá en un delicado ecosistema llamado mercado.

¿Qué son los KPI’s?

Es común encontrarnos con el término KPI, para muchos queda claro que los “Indicadores Clave de Desempeño” son herramientas vitales para monitorear que tan bien lo esta pasando nuestra compañía en relación a las metas establecidas y realizar un revisión mensual, trimestral, etc. Todo para al final del día decir “Fue un buen mes” o “Fue un mal trimestre”.

El objetivo final de ésta y otras formas de medir el desempeño es alinear las actividades diarias con la estrategia y sus objetivos. Por años es muy común que las empresas desarrollen una amplia colección de KPI’s y aun así no tengan un enfoque estratégico. Algunas empresas malabarean hasta con 40 KPI’s de los cuales muchos ni siquiera se pueden catalogar así.

Estos indicadores al ser implementados deben de extender la idea de que la empresa esta tras de algo grande. Debe asociar a todos en la organización, empleados, clientes, gerentes, proveedores, sindicatos, etc. Hoy en día se clasifican cuatro tipos de indicadores: KRI o Key Result Indicator, éste nos demuestra cómo nos ha ido desde la perspectiva de un factor clave de éxtio. RI o Result Indicator, que nos dice que hemos hecho. PI o Performance Indicator, éste nos dice que se debe de hacer. KPI finalmente éste nos dice que debemos hacer para incrementar nuestro desempeño dramáticamente.

Una buena analogía es la de una cebolla, dónde los KRI’s representan la parte exterior, ellos sirven cómo soporte de los indicadores clave y son un medio de diagnostico general, dónde se nota que tanto abono, agua y sol ha recibido nuestra cebolla (o empresa) incluso aquí podemos ver cómo el empacador ha tratado la cosecha para que llegue al consumidor en perfectas condiciones. Si seguimos adentrándonos en las capas, veremos en el núcleo los KPI’s.

Recuerden que lo que no se puede medir, simplemente no se puede administrar, en Impulso CyA conocemos profundamente el proceso para implementar los indicadores correctos en cada organización, un proceso que debe ser hecho a la medida y bien estudiado para logar los mejores objetivos

5 características económicas que deberías de considerar sobre la industria

• Economías de escala, para lograr mejorar las ventajas en los costos.

• Alcance de los competidores, que tanto representa una amenaza los competidores, debemos de observar a los competidores y evaluar el potencial de riesgo de nuestro negocio y preparar una estrategia adecuada a nuestro negocio.

• Número de competidores, debemos de estar consientes de cuántos competidores existen en el mercado, para saber nuestras posibilidades reales de negocio e identificar las áreas de oportunidad reales de crecimiento.

• Condiciones de Suministro/Demanda, debemos de asegurar que tendremos la capacidad de ofrecer a nuestros clientes los productos que requieren, en la fecha requerida y al costo deseado, para poder satisfacerlos y colocarnos en el gusto de los mismos.

• Grado de diferenciación del servicio, esta parte es fundamental, ya que permitirá al cliente seleccionar no solo el producto que quieren, si no también el servicio esperado, para poder obtener el valor agregado que haga la diferenciación entre nuestro producto y el de nuestros competidores.

Factores del éxito al crear un negocio

¿En qué debemos pensar antes de crear un negocio?, o en su caso para asegurar nuestro éxito.

5 factores claves de éxito:

1. Manufactura eficiente y altamente productiva para lograr precios competitivos.
2. Distribución, ya que se requiere una cadena se suministro efectiva para tener los productos en el momento indicado.
3. Marketing, ya que se requiere dar a conocer a los clientes potenciales productos innovadores y recientes, que te permitan tener un producto “ancla” para poder desplazar tus productos más fácilmente.
4. Habilidad y Capacidad, para conocer el producto y poder hacer recomendaciones de productos no tan conocidos, ya que en ocasiones el mercado no solo busca productos de moda, si no también productos clásicos.
5. Ubicaciones convenientes, ya que en ocasiones una buena ubicación te dará esa ventaja ante tus competidores, poniendo al alcance de tu mercado meta los productos.

Tres pasos de Excelencia en la Manufactura

Supongamos que tenemos un negocio de manufactura que desea alcanzar niveles de excelencia, por dónde debería comenzar:

El primer paso para el proceso de mejora será determinar exactamente dónde esta ubicada nuestra compañía en relación a “lo mejor”, al más alto estándar de nuestra industria. Cómo se compara usted con empresas de clase mundial en el concepto de “uptime”, costos, en mediciones “on-time/in-full”. También deberá pensar ¿Cómo es que se compara en relación a las típicas compañías? Para lograr esto deberá recurrir a la técnica conocida cómo Benchmarking. Esto generará un poco de disonancia cognoscitiva o tensión positiva; esto por que creará un entendimiento de que tan lejos esta de ser el mejor, que tan grandes son las brechas con los estándares de clase mundial. En un futuro hablaremos de cómo este conocimiento lo llevará a mejorar su desempeño.

El segundo paso será determinar que tanto sus perdidas o desperdicios (desde un punto de vista de lean manufacturing, por ejemplo) lo alejan de las circunstancias ideales de desempeño. Esto requiere un sistema que permita rastrear las condiciones de su empresa por cada hora en que no se está operando de manera ideal e identificar las razones de estas perdidas y fallas. Esto puede ser usado para realizar un análisis de perdidas clave y que pasos seguiremos para evitar esas perdidas.

Finalmente deberemos compara nuestras prácticas con las mejores prácticas, esto difiere de un benchmark en que las “prácticas” es lo que hacemos, no cómo lo medimos ni otros indicadores. Las mejores compañías tienen una filosofía de comprar, instalar, operar y mantener sus activos para obtener el máximo tiempo y desempeño operativo así cómo confiabilidad en procesos de producción y de equipo. Las mejores plantas siempre integran sus estrategias de operación y manufactura con su plan de marketing estratégico.

Tener marca o no tener marca... el dilema

En común que las MiPYMES al producir sus productos no los identifique con una marca, de hecho, es común ver que muchas empresas, aun las bien consolidadas no tengan definida una imagen fuerte y clara. Cuantos hemos visto despachos cuyos logotipos están escritos con fuentes tipo “Comic Sans” o logotipos mal diseñados o incomprensibles.

Aun si contratáramos un experto diseñador que puliera la imagen de nuestra empresa y productos no sería suficiente. El “branding” o las técnicas que convertirán nuestra oferta en algo SIGNIFICATIVO para el mercado, entran en juego.

Es necesario que nuestra marca esté totalmente involucrada con el cliente, aun con aquellos industriales. Incluso empresas cuyos productos no salen al mercado de consumo directamente cómo DuPont, han invertido grandes cantidades por hacer notorios y dar una imagen fuerte a todo el público sus productos cómo el Nomex o Kevlar.

• Una marca facilitará que sus proveedores procesen pedidos y cuando los departamentos de compras realicen investigaciones para cubrir cierta necesidad, la marca facilitará que ellos encuentren sus servicios.
• Los nombres y marcas registradas ante el IMPI procuran protección y exclusividad a todo producto o concepto que nos diferencie en el mercado.
• Las marcas confieren cierta protección y ventaja hacia la competencia, así cómo aumentan los índices de lealtad de los consumidores.
• Las marcas permiten ampliar las líneas de productos y segmentar los mercados de mejor manera. En lugar de sólo tener un producto, podemos tener ocho bajo una misma marca, pero con diferentes propiedades, cada una para un segmento específico.
• Las marcas fuertes ayudan a construir una imagen corporativa, lo que facilitará el lanzamiento de nuevos productos o servicios.

Recuerden que un producto debe de ser RELEVANTE, existen miles de productos y marcas ahí afuera, usualmente bloqueamos ese vendaval de mensajes y tomamos lo importante. Sea importante para sus clientes.